Одной из основных обязанностей предпринимателя является правильное хранение бухгалтерских документов. В этой статье мы представляем вам набор советов, которые помогут Вам в простой способ составить портфель с документами. Благодаря нашим советам вы будете иметь уверенность в том, что папка полная, а документы на самом деле правильно оформлены. Распечатать авансовый отчет бланк которого вы можете заполнить в форматах Word и Excel, также необходимо.
Почему правильное хранение документов - это важно?
Несмотря на развитие электронной формы бухгалтерии и электронных счетов-фактур, российское законодательство не изменилось с точки зрения необходимости хранения документов. Правда, часть документов можно хранить в электронном виде, но безопаснее и вернее, может быть наличие их в бумажных версиях.
А эти нужно хранить определенным образом, чтобы чиновники не имели к ним претензий в ходе проверки. Однако вам не о чем беспокоиться – достаточно воспользоваться нашими советами, и все будет хорошо.
Чтобы правильно составить портфель с документами, после окончания каждого расчетного периода, выполните все следующие действия:
Откройте документ и проверьте по очереди все документы и стоимости приходовые. Распечатайте эти, которых нет у вас в бумажных версиях (обратите внимание особенно на внутренние доказательства).Распечатайте все что нужно из учетного месяца. Все бухгалтерские документы оформляйте в соответствии с выводом таким образом, чтобы документ наименьшим номером (самая ранняя дата) находился в самом низу. На каждом документе написать номер (постоянно – например, шариковой ручкой).Распечатайте журнал покупок и журнал продаж. Если проверка происходит ежеквартально, журналы, вы можете распечатывать раз в квартал. Печать и регистры НДС покупки и продажи положите поверх папки. Распечатайте декларацию по НДС и подтверждение отправки декларации (подтверждение вы найдете среди вложений в данный период). Оба документа поместите в портфеле. Распечатайте расчет авансовых платежей по налогу на прибыль и также поместите в портфеле.
Кроме того, вы также можете создать один файл PDF со всеми документами из всего месяца, который вы можете быстро и удобно распечатать. Как это сделать? Об этом вы прочтете в этой статье.
Так, подготовленный комплект ежемесячных документов храните их в надежном месте в течение 5 лет, считая с конца года, в котором вы были обязаны подать в налоговую инспекцию годовую налоговую декларацию (охватывающих определенный период).
Кто оформляет и хранит документацию компании?
Хранить и оформлять документацию правильно обязаны пользователи программ для бухгалтерского учета, а также все предприниматели, которые сами печатают и хранят бухгалтерские документы.
