Организация конференции: правила и смета

Организаторы не понаслышке знают, как сложно устроить мероприятие на высшем уровне. Когда только берешься за дело, кажется, что ты готов свернуть горы. На самом деле, паника и неудачи подстерегают на каждом шагу.

Редко, когда бюджет конференции позволяет “разгуляться”. Как правило, стоит непосильная задача организовать грандиозное мероприятие с минимальными затратами. Однако даже из непростой ситуации есть выход. Миссия выполнима, если следовать установленному плану.

Выбираем место проведения

Подготовительный процесс начинается с поисков подходящей локации. Если зал отвечает требованиям, значит половина успеха в кармане. Темы перформанса могут быть разными. Главное, чтобы все способствовало достижению поставленной цели. Стиль зала выбирается исходя из формата события:

• для конференций на серьезную тему не отходите от официального стиля. Строгость и презентабельность - козыри локации. Старые и неприглядные залы оставьте для провальных ивентов. Успешные конференции проводят в залах бизнес-центров, конференц-холлах. Первое впечатление - важно, ведь “промахнувшись” в начале, сложно завоевать расположение в будущем. 
• для ивентов на более свободную тему подойдут креативные пространства в коворкингах или лофты. Донести мысль и наладить деловые контакты в дружеской, непринужденной обстановке легче.

Учитывайте следующие нюансы:

1. Месторасположение. Центр - выигрышный вариант, но дорогой.
2. Вместительность локации. Слушатели должны чувствовать себя комфортно. Если предусмотрен фуршет, необходимо позаботиться об отдельном зале с хорошей вытяжкой. 
3. Техническое оснащение. Не надейтесь на случай, проверяйте состояние техники до мероприятия, а не во время. 
4. Наличие гардероба, достаточного количества санузлов должны идти по умолчанию с приятной обстановкой.

Формирование бюджета: на что обратить внимание

Бюджет - головная боль организатора. Возможности компании иногда идут вразрез с желаниями ивент-менеджера. Однако, в первую очередь, в смету должны входить: аренда помещения и технического оборудования, заказ кейтеринга и дополнительных услуг (отель для заграничных/иногородних гостей, трансфер). Чтобы сократить затраты, ищите зал, техническое оборудование которого, уже входит в стоимость. Это намного выгодней, нежели всю технику заказывать у другого подрядчика. 

Команда - это сила

“Один в поле не воин” - мудрецы были правы, провозгласив это высказывание. Так и с организацией мероприятия. Любому профессионалу необходима поддержка в виде активной и творческой команды. Выбирайте только ответственных людей, которые не подведут в ответственную минуту. Чтобы каждый знал обязанности, нужно распределить задания. В этом деле помогут современные приложения. Важно не только ставить задачи, но и контролировать их исполнения, ведь в конечном итоге, спрос с вас. 

Не забудьте и о репетиции до мероприятия. За два дня до события проверьте по списку, что сделано, а что еще предстоит. 

• загляните на локацию и убедитесь, что мебель расставлена по плану, а оборудование в боевой готовности.
• свяжитесь с приезжими гостями и убедитесь, что они знают, как добраться к месту проведения. Не лишним будет выслать карту с подробным маршрутом. 
• свяжитесь с кейтеринговой службой, чтобы удостовериться, что никаких форс-мажоров не произошло.

В день мероприятия, заблаговременно (за 2 часа) приедьте на локацию, чтобы доделать недочеты (а они точно будут) и подготовится ко встрече с гостями. 

Советы для конференции

1. Не затягивайте подачу информации. Разделите конференцию на несколько блоков. 
2. Перерывы должны быть после каждого часа-полтора, чтобы гости смогли отдохнуть от потока знаний, которые на них обрушиться.
3. Назначьте ответственных людей на локации, которые могли бы сориентировать людей по нахождению гардероба, санузлов, помочь вызвать такси. 

Подходите к подготовке не как к очередному мучению, а как к празднику, где можно проявить свои умения и навыки. И даже если форс-мажор все-таки случится, не паникуйте, а постарайтесь уладить ситуацию быстро и по-тихому, как-будто так было задумано.