Обычно в преддверии проведения тематических тренингов организаторы озабочены многочисленными вопросами, их внимание рассеяно и потому не редко они просто забывают, либо не обращают внимания на действительно важные нюансы, которые являются неотъемлемой частью подобных мероприятий. Так, подобно рутинному поиску и тщательному отбору выступающих, следует уделять внимание и моментам напрямую связанным с поиском подходящего помещения. Арендовать зал для тренингов необходимо руководствуясь определенными правилами.

Существует четыре основных принципа, согласно которым следует выбирать конференц-зал для предстоящих мероприятий. Эти же принципы являются решающими факторами будущего успеха. Сводятся они к следующим тезисам: расположение, вместительность, сервис, наличие оборудования.

Зал слишком просторный — будут теряться и отвлекаться. В слишком тесной комнате будет нарушено личное пространство — участники будут чувствовать себя скованно. Одинаково плохо и обилие ярких красок вокруг, так как они отвлекают внимание, и слишком аскетичный интерьер, который будет угнетать психику. Сочетание «тренинг — зал» должно быть таким, чтобы участники ощущали себя максимально комфортно, а окружающая обстановка была дружественной и уютной.

Выбор зала для тренинга во многом зависит от числа участников и метода занятий. Оптимальный размер помещения от 40 до 75 м². Если в ходе тренинга применяются физические упражнения на релаксацию и вообще люди много двигаются, то нужно выбирать зал по параметрам: не менее трех квадратных метров на человека. В любом случае главный критерий — участники не должны мешать друг другу, но и не должны быть слишком далеко. Всем нужно хорошо слышать, что говорит тренер и всем должно быть комфортно участвовать в общих дискуссиях. Именно поэтому одно из требований к залу — хорошая акустика. При этом потолки не должны быть выше 3,5 метров. Иначе люди будут теряться в пространстве и исчезнет атмосфера тепла и уюта.